Protocolarmente falando, o que é um Protocolo ?

Para quem trabalha com eventos mais formais é de grande importância a montagem de um bom protocolo que guiará o mestre de cerimônias e o evento todo. Esta tarefa se apresenta como um bicho papão de muitos profissionais de eventos. Qual modelo utilizar ? Que roteiro seguir ? Quem e o que vem primeiro, antes , durante e depois ?

Mas como diria meu amigo Jack, vamos por partes.

 Afinal o que é um protocolo?

Protocolo : É a ordem hierárquica  que determina as regras de conduta aos governos e seus representantes em ocasiões oficiais e, ou particulares.O protocolo será o documento que normatiza a condução do ato oficial, é criado com base em regras já estabelecidas por normas e decretos. O protocolo será o roteiro pelo qual o mestre de cerimônias se guiará para conduzir o evento, seguindo uma ordem já estabelecida.

Este documento deve ser claro e de fácil compreensão para evitar erros durante o evento.

Cada organização tem seu modelo de protocolo, na prefeitura optamos por um modelo padrão que é personalizado de acordo com o evento.

SENHORAS E SENHORES BOA TARDE,

A PREFEITURA DE xxxxxx POR MEIO DA XXXXX( nome do órgão promotor, secretaria, coordenadoria ou empresa) REALIZA NESTE MOMENTO XXXX (NOME DO EVENTO)

CONVIDAMOS PARA A COMPOSIÇÃO:

XXX (nome das autoridades, começando sempre pela mais importante para a menos importante)

CONVIDAMOS A TODOS PARA O CANTO DO HINO NACIONAL BRASILEIRO.

UM BREVE TEXTO SOBRE O EVENTO, SE FOR O LANÇAMENTO DE UM PROJETO EXPLICAR O QUE É, QUEM ATINGE , OBJETIVOS, ENFIM INFORMAÇÕES QUE SITUEM AS PESSOAS SOBRE O QUE OCORRERÁ DURANTE O EVENTO

NESTE MOMENTO FARÁ USO DA PALAVRA O XXXX ( AS falas seguem a mesma ordem da composição só que ao contrário. Agora é a vez de chamar  do menos importante para o mais importante, em alguns casos esta regra é um pouco alterada e a fala se inicia com o anfitrião , ou representante do órgão promotor. Por exemplo o evento é a entrega de materiais escolares a alunos de escolas do município , órgão promotor então é a Prefeitura através da secretaria de educação, na composição temos prefeito, secretário de educação, presidente da câmara de vereadores  e um representante dos professores. Pela regra a palavra inicial seria do representante dos professores , um vez que este é a autoridade menos importante, mas como a secretária de educação é quem esta promovendo o evento , o secretário inicia as falas como anfitrião.)

ENCERRAMENTO DO ATO !

Nosso modelo de protocolo é todo feito com letras em caixa alta, negrito, arial fonte 14 e espaçamento de 1,5.  Esta formatação tem como objetivo facilitar a leitura do mestre de cerimônias, para isso evitamos também palavras de difícil pronuncia e textos longos.

Sabe aquela regrinha de menos é mais ? Pois é ela se aplica muito bem no protocolo também, quanto mais simples e objetivo melhor.